Kada analiziram sastanke u firmama, retko kada je problem sam sastanak. Problem je mnogo češće to što sistem ne funkcioniše bez nekoliko ključnih ljudi i što informacije ne dolaze do onih kojima su potrebne. Ako direktor ne dođe na sastanak, sastanak se odlaže. Ako planer ode na godišnji odmor, nastaje konfuzija. Ako neko zaboravi da pošalje informaciju, cela grupa ljudi sedi u sali i pokušava da reši problem koji je nastao mnogo ranije. Tada sastanci počinju kada direktor stigne, menjaju termin kada nekome odgovara i postaju mesto na kome se prenose informacije koje je sistem odavno trebalo da prenese sam.
Drugi problem koji često srećem jeste način praćenja dogovorenih akcija. Napravi se zapisnik u Word-u, potpiše se, odloži u fioku i retko ga neko ponovo otvori. Pored toga, kroz te papirne forme izuzetno je teško i neefikasno pratiti status tih akcija. Sa druge strane, kako ćete na auditu prezentovati u kratkom roku koliko ste efikasni prilikom delegiranja i zatvaranja akcija? Hoćete li mahati papirima? To je tipičan primer, kao i većina ISO dokumenata, koji formalno postoje, ali se ne koriste u svakodnevnom radu. Zapisnik sa sastanka, ili meeting minutes, najbolje je koristiti prilikom sastanaka sa trećim licima izvan kompanije.
U firmama prvo analiziramo kome koja informacija treba, kada mu treba, od koga i u kom obliku. Ne možete matricu sastanaka jedne firme primeniti na drugu. Tek nakon toga definišemo sastanke, njihove učesnike i svrhu. Rezultat tada nije veći broj sastanaka. Naprotiv. Rezultat je manji broj sastanaka i manje problema koje je trebalo rešavati na njima.
Sastanak od jednog sata sa osam ljudi ne traje jedan sat. On troši osam radnih sati. Zbog toga najskuplja mašina u mnogim firmama nije u proizvodnoj hali, nego je to sala za sastanke. Pravo pitanje nije koliko sastanaka imate. Pravo pitanje je da li vaši sastanci služe za donošenje odluka ili za prenos informacija koje je sistem odavno trebalo da rešava. Ako direktor sutra ode na godišnji odmor, da li će vaši sastanci i dalje funkcionisati potpuno isto?
